Der Nutzen etwas zu automatisieren sind Ressourcen zu sparen und/oder die Qualität zu erhöhen.
Warum ist diese Thema 2023 noch aktuell?
Der Ursprung Prozesse zu verbessern beginnt in den Anfängen der Industrialisierung. Vorher konnten wir auf „Sicht“ fahren.
Bedeutet:
Herausforderungen, durch einen Mangel verursacht, wurden mit einer Optimierung gemeistert. Auch hier sind Parallelen erkennbar.
Es gibt Betriebe die sehr lange Zeit nichts verbessern mussten. Nun haben wir mit neuen Marktgegebenheiten ganz neue Maßstäbe.
Allein der demografische Wandel zwingt die Betriebe das Personal gezielter einzusetzen.
Und dies funktioniert nur wenn Prozesse überarbeitet oder digitalisiert werden. Zudem lohnt es sich ggf. gedachte digitalisierte Prozesse zu prüfen. Denn der Markt hat sich weiterentwickelt. Es gibt heutzutage ganz neue Möglichkeiten, als z.B. noch 2010.
Was können wir tun?
Wir müssen verstehen, dass es nicht mehr reicht so weiter zu machen wie bisher. Daher sind folgende Punkte sinnvoll:
- Bestehende Prozesse Stichpunktartig erfassen
- Bestehende Ressourcen erfassen
- Prozessen eine Priorität zuweisen
- Ergebnisse dynamisch erfassen
Wichtig: Zur Erfassung ein Programm verwenden, dass eine Bearbeitung als Team zulässt.
Erhebung verarbeiten
Die erhobenen Daten sollten nun so aufbereitet werden, dass ein Überblick entsteht.
Im Idealfall haben Sie eine Tabelle mit den Prozessnamen und Prioritäten und eine Tabelle mit den Ressourcen (Personal, Maschinen, Werkzeug, Fahrzeuge, Programme / Software, Hardware usw.).
Die Abteilungen sollten auch weggelassen werden. Sodass bei Neuplanungen keine Grenzen entstehen.
Auch Gebäude und Flächen sollten nicht in der Betrachtung einbezogen werden, außer die Tätigkeit baut darauf auf.
Nun können Sie jedem Prozess eine ID geben. Diese ID verwenden Sie nun bei der Abarbeitung der Prozesse.
Sie beauftragen Ihre Mitarbeiter den Prozessen die Ressourcen zuzuordnungen. Wenn ein Prozess eine Ressource nutzt wird die ID in der Ressource eingetragen.
So können Sie nach Vollendung eine Übersicht der von den Prozessen genutzten Ressourcen einsehen. Bisher gibt es noch keine genaue Zuordnung zu den „echten“ Ressourcen.
Sie kennen nun aber Prozesse bei denen noch Personal eingesetzt wird und welche bei denen kein Personal eingesetzt wird. Ebenso finden Sie Prozesse die keine Programme / Software nutzen. Je nach Priorität des Prozesses sollten Sie die wichtigsten nicht digitalen Prozesse prüfen.
Tipp: Gehen Sie nicht ins Detail. Sie wollen nur rausfinden an welcher Stelle Sie den Prozess verbessern sollten. Legen Sie Ziele fest die Sie haben und anhand dessen optimieren Sie.
Als Beispiel nehmen wir einen Lieferdienst für Pizza und Snacks.
Dieser hat folgende Prozesse erhoben(ID,Prio):
- (1, A) Einkaufen
- (2, A) Bestellannahme
- (3, A) Produktion (Kochen)
- (4, A) Ausliefern
- (5, A) Abwaschen / Reinigen
- (6, A) Abrechnung
- (7, B) Personalplanung
- (8, C) Service (Kundennachfragen)
- (9, C) Reklamationsbearbeitung
Und folgende Ressourcen:
- Personal (1,2,3,4,5,6,7,8,9)
- Küche (3)
- Kasse (2,6)
- Lieferservice Anbindung (2,6)
- Buchhaltungsprogramm (6)
Auf den ersten Blick fällt auf, dass der Punkt Personal in allen Prozessen enthalten ist.
Wir finden nun kein Personal mehr für die Küche. Zudem haben die Köche keine Lust dauernd für die Einkaufsplanung einen Bestellzettel zu schreiben.
So einigen wir uns anhand der Erhebung auf eine Optimierung des Bestellprozesses für den Einkauf.
Wie umsetzen?
Wir benötigen um automatisch einen Bestellvorschlag zu generieren die verkauften Artikel, inkl. verbrauchten Rohstoffen.
Somit benötigen wir ein Programm indem die Verkäufe aus der Kasse und den online Lieferdiensten erfasst werden.
Das Programm benötigt die Information welche Rohstoffe bei welchen Artikeln verarbeitet werden.
Zudem Benötigt das Programm Lieferanten und die Rohstoffe müssen als Lieferantenartikel hinterlegt werden.
Optimal wäre nun noch eine Schnittstelle zum Lieferanten um die Lieferantenpreise automatisch zu erhalten.
So könnten wir bei mehreren Lieferanten prüfen und beim jeweils günstigsten bestellen.
Den Bestellvorschlag muss dann der Koch nur noch bestätigen. Dies dauert dann aber nur noch Minuten.
So eine Umsetzung wird etwas Kosten. Und auch das Programm. Bisher ging es auf Sicht zu fahren. Durch die neuen Gegebenheiten reicht dies nicht mehr.