Allerdings muss das Werkzeug erst „gedacht“ werden. Also dem Nutzer muss vorab bewusst sein, wie genau das Werkzeug anzuwenden ist.

Genau hier liegen die Probleme wenn IT Projekte scheitern.

Eigentlich sollte alles funktionieren – tut es aber nicht.

Wie kann IT denn helfen? Der Handwerker kann damit kein Haus bauen.

Das ist heutzutage nicht mehr richtig. Durch richtige Werkzeuge aus dem IT Werkzeugkoffer lässt sich sehr wohl vollautomatisch per Workflowsteuerung und Erfahrung des Bau-Unternehmers alles von Geisterhand erschaffen.

Mit den aktuellen Ressourcen ist aktuell eine 100% Abbildung nicht möglich. Aber als Hybrid funktionieren die meisten IT-Werkzeuge.

Oft sind es viele Dinge bei denen IT in 2024 helfen kann.

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Warum ist diese Thema 2023 noch aktuell?

Der Ursprung Prozesse zu verbessern beginnt in den Anfängen der Industrialisierung. Vorher konnten wir auf „Sicht“ fahren.

Bedeutet:
Herausforderungen, durch einen Mangel verursacht, wurden mit einer Optimierung gemeistert. Auch hier sind Parallelen erkennbar.

Es gibt Betriebe die sehr lange Zeit nichts verbessern mussten. Nun haben wir mit neuen Marktgegebenheiten ganz neue Maßstäbe.

Allein der demografische Wandel zwingt die Betriebe das Personal gezielter einzusetzen.

Und dies funktioniert nur wenn Prozesse überarbeitet oder digitalisiert werden. Zudem lohnt es sich ggf. gedachte digitalisierte Prozesse zu prüfen. Denn der Markt hat sich weiterentwickelt. Es gibt heutzutage ganz neue Möglichkeiten, als z.B. noch 2010.

Was können wir tun?

Wir müssen verstehen, dass es nicht mehr reicht so weiter zu machen wie bisher. Daher sind folgende Punkte sinnvoll:

• Bestehende Prozesse Stichpunktartig erfassen
• Bestehende Ressourcen erfassen
• Prozessen eine Priorität zuweisen
• Ergebnisse dynamisch erfassen

Wichtig: Zur Erfassung ein Programm verwenden, dass eine Bearbeitung als Team zulässt.

Erhebung verarbeiten

Die erhobenen Daten sollten nun so aufbereitet werden, dass ein Überblick entsteht.

Im Idealfall haben Sie eine Tabelle mit den Prozessnamen und Prioritäten und eine Tabelle mit den Ressourcen (Personal, Maschinen, Werkzeug, Fahrzeuge, Programme / Software, Hardware usw.).

Die Abteilungen sollten auch weggelassen werden. Sodass bei Neuplanungen keine Grenzen entstehen.

Auch Gebäude und Flächen sollten nicht in der Betrachtung einbezogen werden, außer die Tätigkeit baut darauf auf.

Nun können Sie jedem Prozess eine ID geben. Diese ID verwenden Sie nun bei der Abarbeitung der Prozesse. Sie beauftragen Ihre Mitarbeiter den Prozessen die Ressourcen zuzuordnungen. Wenn ein Prozess eine Ressource nutzt wird die ID in der Ressource eingetragen.

So können Sie nach Vollendung eine Übersicht der von den Prozessen genutzten Ressourcen einsehen. Bisher gibt es noch keine genaue Zuordnung zu den „echten“ Ressourcen.

Sie kennen nun aber Prozesse bei denen noch Personal eingesetzt wird und welche bei denen kein Personal eingesetzt wird. Ebenso finden Sie Prozesse die keine Programme / Software nutzen. Je nach Priorität des Prozesses sollten Sie die wichtigsten nicht digitalen Prozesse prüfen.

Tipp: Gehen Sie nicht ins Detail. Sie wollen nur rausfinden an welcher Stelle Sie den Prozess verbessern sollten. Legen Sie Ziele fest die Sie haben und anhand dessen optimieren Sie.

Als Beispiel nehmen wir einen Lieferdienst für Pizza und Snacks.

Dieser hat folgende Prozesse erhoben(ID,Prio):

• (1, A) Einkaufen
• (2, A) Bestellannahme
• (3, A) Produktion (Kochen)
• (4, A) Ausliefern
• (5, A) Abwaschen / Reinigen
• (6, A) Abrechnung
• (7, B) Personalplanung
• (8, C) Service (Kundennachfragen)
• (9, C) Reklamationsbearbeitung

Und folgende Ressourcen:

• Personal (1,2,3,4,5,6,7,8,9)
• Küche (3)
• Kasse (2,6)
• Lieferservice Anbindung (2,6)
• Buchhaltungsprogramm (6)

Auf den ersten Blick fällt auf, dass der Punkt Personal in allen Prozessen enthalten ist.

Wir finden nun kein Personal mehr für die Küche. Zudem haben die Köche keine Lust dauernd für die Einkaufsplanung einen Bestellzettel zu schreiben.

So einigen wir uns anhand der Erhebung auf eine Optimierung des Bestellprozesses für den Einkauf.

Wie umsetzen?

Wir benötigen um automatisch einen Bestellvorschlag zu generieren die verkauften Artikel, inkl. verbrauchten Rohstoffen.
Somit benötigen wir ein Programm indem die Verkäufe aus der Kasse und den online Lieferdiensten erfasst werden.
Das Programm benötigt die Information welche Rohstoffe bei welchen Artikeln verarbeitet werden.

Zudem Benötigt das Programm Lieferanten und die Rohstoffe müssen als Lieferantenartikel hinterlegt werden.

Optimal wäre nun noch eine Schnittstelle zum Lieferanten um die Lieferantenpreise automatisch zu erhalten.

So könnten wir bei mehreren Lieferanten prüfen und beim jeweils günstigsten bestellen. Den Bestellvorschlag muss dann der Koch nur noch bestätigen. Dies dauert dann aber nur noch Minuten.

So eine Umsetzung wird etwas Kosten. Und auch das Programm. Bisher ging es auf Sicht zu fahren. Durch die neuen Gegebenheiten reicht dies nicht mehr.

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Aber digitalisierung wird doch Groß geschrieben – heißt es.

Aber wenn wir unser Beitragsbild ansehen können wir festellen, dass wir ohne die Kameras von heute auf dem Bild nichts sehen würden.

Dennoch fällt es schwer die Veränderung in der Digitalisierung zu sehen. Und genau dieses Beispiel zeigt: digitale Bilder sind schon lange möglich. Nun können wir wie in der analogen Fotografie auch im dunkeln Fotos generieren.

Und genauso sieht es bei unseren Anwendungen aus im Alltag. Alles wie vor 20, 30 oder sogar 40 Jahren. Nur lassen sich dank Cloud Prozesse in Echtzeit auf der ganzen Welt einsehen und steuern.

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In unserem heutigen Zeitalter wird die Digitalisierung in die nächste Ebene übergehen.

Du denkst wir können keine Telekinese? Das ist doch falsch oder? Nur der Betrachter ist noch nicht ganz in der heutigen Welt angekommen.

Wenn wir unser Smartphone über unser Gesicht entsperren dann ist dies ein lapäderes Beispiel.

Genausogut können Kameras und Sensoren anhand unserer Blicke Gegenstände bewegen.

Und somit können wir Gegenstände bewegen. Allerdings erfolgt die Entwicklung meist bei den Dingen die viele Menschen nutzen.

Autos zum Beispiel.

Klar jeglichen Gegenstand ohne Fremde Hilfe können wir doch nicht bewegen.

Also „noch“ können wir dann keine Telekinse.

Aber wenn wir Prozesse gut digitaliseren, dann passieren viele Dinge wie von Geisterhand.

Der zumeist digitalisierte Prozess sind die Eingangsrechnungen.

Auch wieder weil es die meisten Menschen betrifft und wenn dieser Prozess digitalisert wird ein Mehrwert sofort erkennbar ist.

Der Beleg ist z.B. sofort Weltweit abrufbar und kann bewertet / angestoßen / genehmigt werden.

Andererseits gibt es auch andere Prozesse. Nur meist ist der gefühlte Aufwand diesen zu digitalisieren sehr hoch. Denn es ist schwer Personen zu finden die einen Helfen können.

Wir können helfen und tun dies gerne.

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